Il deposito analogico dei documenti nell’era del processo civile telematico


Il deposito in Cancelleria di un file audio o video non necessita di alcuna autorizzazione giudiziale


Autore Avv. Stefania Giordano

Ai sensi dell’art. 16 bis del DL 179/2012 (L. 221/2012) nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite, a decorrere dal 30 giugno 2014 ha luogo esclusivamente con modalità telematiche.   

Con specifico riguardo ai documenti informatici da allegare alla busta telematica per il relativo deposito nel fascicolo informatico del procedimento, l’art. 13 del Provvedimento DGSIA 16.04.2014 (Specifiche Tecniche) dispone che gli stessi devono essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili e sono consentiti nei seguenti formati:

a) .pdf

b) .rtf

c) .txt

d) .jpg

e) .gif

f) .tiff

g) .xml

h) .eml, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti.

i) .msg, purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a ad h.

Quindi, è possibile allegare all’atto di parte, che deve essere sempre in pdf nativo, la scansione di documenti cartacei e altri file aventi estensione .pdf, nonché file di testo (rtf, txt), immagini (gif, jpg e tiff) e file di posta elettronica nei formati .eml e .msg, anche contenuti nel formato compresso .zip, .rar e .arj.

Ma cosa si deve fare se il formato di un documento che si ha necessità di produrre in giudizio non rientra nei formati sopra elencati? Si pensi alla necessità di produrre in giudizio un file audio o video, oppure una lastra o ancora un liquido o un oggetto che necessita di accertamenti probatori come un bottone, una bottiglia o una scatola, che materialmente non possono essere prodotti in via telematica.

E’ evidente che tale produzione documentale va depositata in Cancelleria.

Ora, nulla quaestio se tale allegazione probatoria viene depositata con gli atti introduttivi o di costituzione, in quanto, come la legge consente, si può procedere alla costituzione in modalità cartacea. Optando, quindi, per la costituzione in Cancelleria, al fascicolo di parte si potranno allegare anche i file aventi estensioni diverse da quelle ammesse, memorizzati in appositi supporti cd, dvd o pen drive e depositare gli oggetti che necessitano di accertamenti probatori.

Se, invece, il deposito deve avvenire dopo la formale costituzione in giudizio, ad esempio con la seconda memoria ex art. 183 sesto comma c.p.c., al deposito telematico obbligatorio di quest’ultimo atto difensivo e dei documenti aventi i formati ammessi dalle Specifiche Tecniche, dovrà seguire il deposito in Cancelleria del residuo materiale probatorio che l’attuale sistema non accetta.

Sicché, il difensore della parte precedentemente costituita che ha necessità di estendere l’accertamento probatorio a oggetti e documenti che non possono essere inseriti nel fascicolo informatico della causa, dovrà avere cura di:

1. verificare che i file contenenti i documenti da produrre analogicamente, ivi inclusi quelli allegati ai file .eml e .msg, non abbiano il formato indicato nell’art. 13 del Provvedimento DGSIA 16.04.2014 e non sia neppure possibile la loro conversione nel formato ammesso senza compromettere la completa fruibilità del documento.

NOTA Se i documenti possono essere convertiti nel formato ammesso dalle Specifiche Tecniche senza alcuna perdita del contenuto che si vuole provare in giudizio, si può procedere alla loro conversione nel formato ammesso e depositarli con modalità telematica o nella duplice modalità telematica e analogica in Cancelleria.

Il file excel, ad esempio, che non rientra nei formati ammessi, può essere agevolmente convertito in pdf e depositato telematicamente se l’interesse al deposito è limitato al contenuto del documento. Se invece il file excel deve essere depositato per fornire la prova della erroneità o della correttezza dei calcoli in esso contenuti o per altre ragioni che implicano una verifica del documento nel suo formato originale, occorrerà memorizzarlo su un cd, dvd o pen drive e depositarlo in Cancelleria, salva l’opportunità di procedere al contestuale deposito telematico della copia del documento convertita nel formato PDF ammesso;

2. depositare con modalità telematiche, entro i termini di rito o assegnati dal Giudice, la memoria e i documenti aventi il formato indicato dalle Specifiche Tecniche;

3. depositare in Cancelleria, entro i medesimi termini di rito o assegnati dal Giudice, gli oggetti e i file con estensione non ammessa, ricorrendo alla memorizzazione degli stessi negli appositi supporti cd, dvd o pen drive.

Al fine, altresì, di attenzionare alle Parti e al Giudice che la produzione probatoria comprende anche allegati non informatici e/o oggetti materialmente depositati in Cancelleria, occorre farne menzione nell’atto difensivo.

A tal fine si richiama l’art. 15 delle Specifiche Tecniche (Provv. DGSIA 16.04.2014) rubricato Documenti probatori e allegati non informatici – art. 14 del regolamento, a mente del quale “1. I documenti probatori e gli allegati depositati in formato analogico, sono identificati e descritti in un’apposita sezione dell’atto del processo in forma di documento informatico e comprendono, per l’individuazione dell’atto di riferimento, i seguenti dati: a) numero di ruolo della causa; b) progressivo dell’allegato; c) indicazione della prima udienza successiva al deposito.”.

Ciò premesso, si segnala che il comma 9 dell’art. 16 bis D.L. 179/2012, a mente del quale il Giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche, ha orientato alcuni a ritenere che il deposito analogico in Cancelleria del materiale probatorio non depositabile con modalità telematiche, necessiti di una specifica autorizzazione giudiziale.

A parere di chi scrive, invece, l’opinata necessità di acquisire il preventivo assenso del Giudice in siffatta ipotesi, oltre a non avere appiglio normativo, si pone in conflitto con i principi della disponibilità della prova e dell’onere della prova di cui agli artt. 115 c.p.c. e 2967 cod. civ.

Infatti, un conto è autorizzare, per malfunzionamento o interruzione dei sistemi informatici, il deposito analogico di atti e documenti su cui vi è l’obbligo del deposito con modalità telematiche, così come prevedono i commi 7 e 8 dell’art. 16-bis DL 179/2012, ben altro è subordinare all’autorizzazione giudiziale l’espletamento di un’attività che rientra a pieno titolo nell’esercizio del diritto di difesa e nell’assolvimento dell’onere della prova.

Un’analisi ragionata dell’art. 16 bis comma 9 del DL 179/2012, conduce, infatti, a ritenere che la norma disciplina situazioni che esulano da quello che ci occupa, in ragione del fatto che, se si discorre di documenti probatori e quindi di attività istruttoria rientrante nella piena disponibilità delle parti del processo, come recita l’art. 115 c.p.c., il Giudice, salvo rare eccezioni, non ha alcun potere di ordinarne il deposito e men che meno tale opinato esercizio del potere può essere lasciato al suo libero arbitrio, come invece la norma in commento sembrerebbe indicare (…il giudice può ordinare…).

E ancora, la conferma che l’art. 16-bis comma 9 DL 179/2012 non disciplina i casi di materiale probatorio che può essere prodotto esclusivamente in modalità analogica, si ricava dallo stesso testo della norma in esame, laddove comprende nell’ordine giudiziale di deposito anche gli atti processuali sui quali vige sempre e comunque l’obbligo di deposito con modalità telematiche.

Anche l’inciso “…per ragioni specifiche” contenuto nell’art. 16-bis comma 9, conduce alla medesima conclusione, non potendosi ritenere ragione specifica, alla luce del principio dell’onere della prova che governa il processo civile, il deposito dei documenti posti a fondamento delle domande formulate dalle parti. Si ritiene, invece, corretto far rientrare nelle ragioni specifiche, quelle del deposito cartaceo dell’originale di una scrittura la cui firma sia stata disconosciuta o la cui produzione in copia sia stata contestata. In questo caso, infatti, ben può il Giudice, su istanza della parte che intende avvalersi del documento, ordinare il deposito analogico dell’originale per il relativo procedimento di verificazione, fermo restando l’obbligo di procedere anche al deposito con modalità telematiche.

Quanto appena affermato conduce a un’altra conclusione. Se l’attuale sistema predisposto dal Ministero non consente il deposito di file audio e video e di altri documenti che non rientrano nei formati specificamente consentiti, è evidente che per tutto questo materiale probatorio non può sussistere (e in effetti non sussiste) alcun obbligo di deposito telematico.

Ma se non sussiste alcun obbligo di deposito telematico, non può giocoforza sussistere neppure alcun obbligo di acquisire l’autorizzazione giudiziale per il deposito cartaceo, atteso che, se la parte può assolvere l’onere probatorio imposto dall’art. 2967 cod. civ. nell’unico modo possibile consentito dal sistema, ossia mediante il deposito materiale in Cancelleria del suddetto materiale probatorio, subordinare tale attività all’autorizzazione peraltro discrezionale dell’Autorità Giudiziaria (…il giudice può ordinare…), significherebbe vulnerare il diritto inviolabile di difesa sancito dall’art. 24 Cost.

Ma c’è anche un altro aspetto da considerare, che è quello degli insidiosi problemi di tempistica e del rischio di un deposito tardivo che la preventiva autorizzazione giudiziale comporterebbe. Infatti, il difensore, anziché procedere liberamente e con i propri tempi al deposito in Cancelleria dei documenti, dovrebbe per tempo rivolgere istanza al Giudice, il quale dovrebbe a sua volta essere onerato (a questo punto in forza di una specifica disposizione normativa che allo stato non esiste) a concedere l’autorizzazione al deposito in tempo utile per consentire al difensore di procedere al relativo adempimento entro i termini perentori di rito; termini che – come noto – non possono essere abbreviati o prorogati nemmeno per accordo delle parti o da parte del giudice.

Peraltro, in considerazione della natura perentoria dei termini fissati dal codice di rito per la definizione del thema decidendum e del thema probandum e della mancanza di una specifica norma che subordina il deposito analogico del materiale probatorio in argomento all’autorizzazione giudiziale, la rimessione in termini della parte che sia incorsa in decadenze perché l’autorizzazione (e quindi il deposito documentale) è intervenuta dopo la maturazione dei termini istruttori, sarebbe ad avviso di chi scrive contra legem per la mancanza dei presupposti dettati dall’art. 153 c.p.c. Può infatti ritenersi non imputabile alla parte il deposito tardivo di un documento per avere atteso invano un’autorizzazione che la legge non richiede per procedere al deposito?

Conclusivamente, qualora dopo la formale costituzione in giudizio delle parti, dovesse ravvisarsi la necessità di depositare in Cancelleria materiale probatorio (file audio, video, lastre, oggetti ecc.) che non può essere depositato con modalità telematiche, senza alcuna necessità, a parere di chi scrive, di acquisire l’autorizzazione del Giudice, gli adempimenti da espletare conformemente alle disposizioni di legge in materia possono riassumersi nei seguenti:

  1. Accertarsi che i file contenenti i documenti da depositare in Cancelleria, ivi inclusi quelli eventualmente allegati ai file .eml e .msg, non abbiano il formato indicato nell’art. 13 del Provvedimento DGSIA 16.04.2014 e non sia possibile la loro conversione nel formato ammesso senza compromettere la completa fruibilità del documento.

NOTA Se i documenti possono essere convertiti nel formato ammesso dalle Specifiche Tecniche senza alcuna perdita del contenuto che si vuole provare in giudizio, si può procedere alla loro conversione nel formato ammesso e depositarli con modalità telematica o nella duplice modalità telematica e analogica in Cancelleria.

Il file excel, ad esempio, che non rientra nei formati ammessi, può essere agevolmente convertito in pdf e depositato telematicamente se l’interesse al deposito è limitato al contenuto del documento. Se invece il file excel deve essere depositato per fornire la prova della erroneità o della correttezza dei calcoli in esso contenuti o per altre ragioni che implicano una verifica del documento nel suo formato originale, occorrerà memorizzarlo su un cd, dvd o pen drive e depositarlo in Cancelleria, salva l’opportunità di procedere al contestuale deposito telematico della copia del documento convertita nel formato PDF ammesso;

2. Descrivere nell’indice o in altra specifica sezione dell’atto/memoria istruttoria, i documenti/oggetti che si depositeranno materialmente in Cancelleria, preceduti dal numero progressivo che si vuole assegnare all’allegato;

3. Procedere al deposito telematico dell’atto/memoria e degli allegati aventi il formato ammesso dalle Specifiche Tecniche;

4. Stampare una copia dell’atto difensivo o predisporre una nota di deposito con l’indicazione dell’Autorità Giudiziaria, del numero di R.G. della causa, dell’udienza successiva al deposito della produzione documentale e del materiale probatorio che si deposita;

5. Nel caso di deposito di CD, DVD, PEN DRIVE od OGGETTI, indicare nella copertina o nell’involucro che li contiene i riferimenti della causa come indicati al punto che precede, il numero progressivo dell’allegato e l’indicazione dell’atto/memoria cui il materiale probatorio deve intendersi allegato

Il contenuto del presente articolo è frutto dell’approfondimento e della interpretazione da parte dell’autrice delle norme che disciplinano l’istituto in argomento, sicché non può generare a carico dell’autrice stessa alcuna responsabilità per eventuali danni derivanti dall’utilizzo delle informazioni riportate.

 

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